オフィスのデスクを整理する4つのコツ！場所ごとの整理方法も解説

デスクのまわりはきちんと整理整頓されていますか。デスクの上が散らかっていると、いざという時に大事な書類が見つからないといった事態が生じます。対してデスクが美しく保たれていると、どこに何があるのかが分かりやすくなるため、仕事の効率がよくなります。

ここでは東京の賃貸オフィスにおいて、デスク上をきれいにするメリットやポイントについてご紹介します。

オフィスのデスクを整理するメリット

ここではオフィスのデスクを整理整頓することで得られる２つのメリットをご紹介します。

集中力が上がる

デスクの上が片付けられているのと、散らかっているのとでは気分も大きく異なります。

過去に行われた研究でも、人の脳は秩序を好んでおり、散らかっているような無秩序状態が続くと集中力が低下するという研究結果が発表されています。実験によると環境を整えることで集中力や情報を処理する能力を維持・改善できるという結果が出ており、集中して業務が行えます。

効率よく仕事ができる

必要な物がどこにあるのかすぐに分かるため、効率よく仕事をすることができます。これは一人の従業員のデスク上の話だけではなく、東京にある会社のオフィス全体にも言えることです。

複数の従業員が使う共通ファイルや共通物もどこにあるのかがすぐに分かるため、仕事の捗りが大きく変わってきます。

さらに、安全な職場環境の確保にもつながります。机の上や賃貸オフィスの書類棚が乱雑になっていると地震の時に荷崩れを起こしけがをする恐れもあり、整理整頓は様々な面から重要になります。

オフィスのデスク整理を上手に行う4つのコツ

ここでは、オフィスのデスクの上を整理して、綺麗な状態を保つためのコツを4つご紹介します。

1.ルールを作る

大手の製造工場などでは、5Sルールというものを取り入れています。これは整理、整頓、掃除、清潔、躾という5つの項目で、頭文字のSを取って5Sルールと呼んでいます。

整理とは、単に物を片付けるのではなく、必要なものと不要な物とを区別するということを示します。整頓はいる物を使いやすい場所に置くようにすることで、必要なものを決めたところに置いていつでも使える状態にすることを整理整頓といいます。

これらとともに掃除をし、清潔な衛生環境を保ち、決められたルールや習慣を順守することを5Sといいます。

2.不要な物は捨てる

デスクに不要なものが多くあると、必要なものを見つけにくくなったり、取り出しにくくなったりすることがあります。

探す時間が長くなるとその分の勤務時間がかかっていることとなり、散らかった状態が続くと業務効率も下がってしまいます。

 3.整理整頓する時間を作る

住宅で綺麗な状態を保つために掃除をするように、東京などの賃貸オフィス内においても、定期的に整理整頓の時間を持つことは非常に重要です。

例えば朝のミーティング前に、従業員全員が自分の持ち場を整えるといったルールを決めておくと、美しい環境を維持しやすくなるでしょう。会社のルールの一環として整理整頓の時間を作ることで、全体のモチベーションアップにもつながります。

4.物の定位置を決める

デスクに物が多かったとしても、物に定位置が決まっており、使ったあとにそこに戻すことができれば、デスクは整理整頓された状態が保てます。物の定位置を決めるコツは、「使用頻度の高い物を取りやすい場所に置く」、「物の種類や量を把握する」ことです。

オフィスのデスク整理の具体的な方法

デスクの上

デスクの上に書類を置く場合には、頻繁に使う書類、そうでない書類などは明確に分けておきましょう。そうではない書類については頃合いを見て、デスクの引き出しや資料棚がある場合はそちらに移すようにすると、本当に必要な書類だけを置いておくことができます。

文房具等を置く場合にも同様で、必要なものだけを置いておくようにしましょう。ゴミなども定期的に処分することが重要です。

引き出しの中

頻繁に使わない資料や文房具などを入れておく引き出しの中も、置き場所を決めておくことは重要です。まずは中に入れるものをカテゴリ分けし、使用する頻度を確認しましょう。

毎日使用するものは最も分かりやすいところ、手前などにおき、2日1回、1週間に1回などという頻度に合わせて置く場所を決めていくと頻度が高いものから取り出しやすい状態が作れます。

置き場所を決めたら、それを定位置として置き場所を変えないようにすると、どこに何があるかを覚えやすく、効率的に探すことができます。

書類全般

仕事で使う書類に関しても、自分で使う書類と社員で共有する書類とがあります。自分で使う書類は、基本的に自分のデスクの上か引き出しの中に入れて管理することになります。

一方、社員が共有する書類の場合には、オフィス内にある書類棚に入れて管理することが多くなります。書類に関しては、ただ単に山積みしておくだけではいざという時にすぐに取り出せなくなってしまうので、所定の場所へ収めるよう徹底しておくことも大切です。

東京などの賃貸オフィスは特に物件の賃料も高く、保管するスペースにも限りがでてきます。不要な書類をいつまでも残しておくとスペースが減ってしまうため、保管期限を決め、それを超えたものからシュレッダーにかけてその都度処分することを心がける必要があります。

まとめ

デスクまわりの整理整頓をすることで、仕事を効率よく進められるようになります。OA機器の発達により、電子文書の作成が多くなったとは言っても、まだまだ数多くの書類を管理しなければならないのが実情です。

したがって東京にある賃貸オフィスなどでは、従来通り整理整頓の有無が仕事の捗り具合に大きく影響してきます。