会社では多くの機密情報を扱うため、オフィスで入退室管理システム導入を検討するところが増えています。
しかし、管理システムといっても種類があるため、どれを選んだらいいか迷ってしまう場合があるでしょう。

この記事では、入退室管理システムを導入する目的・種類・メリットを紹介します。
導入前に基本情報を理解して、自社に合うシステムを比較してみてください。

オフィス入退室管理システムとは？

オフィス入退室管理システムとは、オフィスへの入退室を記録・管理する方法のことです。
国の情報機関や、大学・企業などが管理システムを用いています。
入退室管理システムを導入する目的は、次のようなものがあります。

不法侵入を防ぐ

オフィスに入退室管理システムがあれば、許可がない者の入室ができません。
取引企業であっても、入室に許可が必要です。

会社には毎日多数の人が出入りしており、セキュリティ向上のためシステムが有効です。
システムがあれば、勝手に出入りできなくなり、防犯性が高まります。
例えば、アポイントメントがない飛び込み営業の防止、営業時間外の不法侵入対策などです。

情報漏洩を防ぐ

オフィス入退室システムは、特定の部屋にだけ導入することができます。
機密情報を保管する場所に導入すれば、情報漏洩リスクを防ぐことができるでしょう。
または、会社自体の出入口と、特定の部屋の二重にセキュリティをかける方法もおすすめです。

とくに導入が必要な部屋は、個人情報を保管する部屋です。
個人情報の取り扱いは法律で定められているため、会社では適切な対策が求められます。

入退室を記録する

オフィス入退室管理システムの導入は、入退室の記録をつける目的もあります。
記録が残っていれば、トラブルがあった際に巡って入退室者を調べられるでしょう。
例えば、情報漏洩があったとき、盗難があったときなどです。

オフィス入退室管理システムの種類

オフィス入退室管理システムは、ICカードや指紋認証などの方法があります。
使い勝手やセキュリティの高さから、適切なものを選んでください。

ICカード

ICカードにICチップを埋め込み、カードリーダーで読み込むタイプです。
カードをかざすだけの簡単操作で使えます。
ICカードは公共交通機関でも採用しているため、多くの人が使い慣れているでしょう。
または、公共交通機関のICカードを利用する方法なら、発行手間が少なくなります。

カードで情報を読み取ると、入退室の記録が残ります。
入退室の制限を自由に設定可能で、権限付与の扱いが簡単です。
ただし、ICカード自体が盗まれると部外者侵入の恐れがあるでしょう。
また、ICカードの紛失で入室できなくなるリスクもあります。

暗証番号

ドアに暗証番号入力装置をつけて、入室する者がキーを操作します。
取り付けるだけで低コストのため安価にセキュリティを高められます。
とくに部屋ごとに暗証番号を変えたいときに便利です。

デメリットは、暗証番号が漏れると不法侵入リスクがある点です。
また、暗証番号を忘れたときは入室ができません。
セキュリティを高めるなら、定期的に暗証番号を変える必要があるでしょう。

生体認証

指紋や網膜など、人間の一部を利用した認証システムです。
登録してあるデータでしか入室はできないため、セキュリティを高くできます。
カードや暗証番号のような不法侵入や紛失リスクが少なく、なりすましが困難です。
デメリットは、他のシステムと比べて導入コストが高いことです。

スマートロック

カギやカードの代わりにスマートフォンから操作するシステムです。
導入コストが低く、手軽にセキュリティを高められる方法でしょう。
使用する前に、専用アプリのインストールやQRコードの発行が必要です。

デメリットは、端末を忘れた際に入室できないことです。
端末が破損したときは、新たな端末に登録し直す必要があります。

オフィス入退室管理システムのメリット

最後に、オフィス入退室管理システムを導入するメリットを見ていきましょう。
導入の際にコストがかかっても、メリットが大きい場合は導入がおすすめです。

1人ごとに許可を出せる

生体認証のようにセキュリティが高いものを使うと、1人ごとに許可を出せます。
機密情報が高いエリアの制限をかけたいときに有効です。

ICカードや暗証番号の方法だと、共連れで入出できてしまうでしょう。
監視カメラを使い、入退室の記録を残すとセキュリティが高くなります。

部屋ごとに管理ができる

機密情報を扱う部屋では、個別にシステムを導入するといいでしょう。
会社の入退室管理システムと別の方法を導入すると、セキュリティが高まります。

カギの発行や管理が楽

多数の従業員が出入りする場所では、カギの発行や管理が大変です。
入退室管理システムなら、カギそのものをなくすことができます。
カギがないと誰でも施錠ができるため、営業終了後の対応が楽になるでしょう。

従業員の勤務時間を管理できる

入退室管理システムで記録を残すと、勤務時間もデータとして確認できます。
定期的にデータ見直すことで、労働時間の見直しができるでしょう。
残業が多いときは早めに退社を促すことができます。

オフィスの入退室管理システムは、セキュリティ向上はもちろん、管理を楽にするためにも役立ちます。
セキュリティがしっかりしていれば、取引先へのアピールにもなるでしょう。
どの会社でも情報漏洩リスクは防ぎたいため、システム導入で取引先への信頼度アップにもおすすめです。