ここ数年でフリーアドレスという言葉は、社会の中にかなり浸透し、そして実際にフリーアドレスを導入している企業も多くあります。
「果たして本当にフリーアドレスは導入するべきなのか」「なんとなく流行りに任せて導入してもいいのか」「そもそもフリーアドレスについて詳しく知らない」そんなことを考えている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、そもそも“フリーアドレス”がどのようなものなのか、そして導入すべきものであるかどうかを、メリットとデメリットをそれぞれ紹介しながら解説していきます。
まずはこの記事を参考にし、フリーアドレスがどのようなものであり、どんな効果をもたらすか把握した上で、ぜひ検討してください。
目次
フリーアドレスとは
フリーアドレスとは、オフィス内で社員が固定の席を持たず、各々が好きな席で仕事をすることができる働き方です。
ここ数年で私たちの生活様式は大きく変わり、テレワークや時短勤務などが当たり前になってきました。もはや決まった働き方というものはなくなりつつあり、各個人それぞれが多種多様で自由な働き方ができる時代になりました。
そんな状況にもあってか、フリーアドレスを導入する企業が増え始めました。
テレワークや時短勤務の方が増えていく中で、毎日特定の席を、特定の人が、特定の時間座る、ということがなくなってきました。
そうした場合、フリーアドレスであれば全社員分の座席を用意する必要がなく、その日の社内にいる人数に合わせて柔軟に対応できるのです。
加えて、フリーアドレスはオープンな環境を作り出してくれるので、社員同士のコミュニケーション促進、ひいてはモチベーション向上への効果も期待できます。
フリーアドレスのメリットとデメリット
そんなフリーアドレスですが、当然メリットもあればデメリットもあります。また企業の規模や業種・職種、そこで働く人によっても、何がメリットで何がデメリットかは変わってきます。
言ってしまえば、フリーアドレスに向いている企業と向いていない企業が存在するのです。それを判断する材料として、フリーアドレスの一般的なメリットとデメリットを、ここで挙げていきます。
フリーアドレスのメリット
社内コミュニケーションの活発化につながる
フリーアドレスは、壁や区切りのないオープンなオフィス空間が提供されます。これにより、社員同士のコミュニケーションが活発化します。
今まで話すタイミングがなかった社員同士でも、近くに座ることで交流が生まれます。
また、異なる部署同士でのコミュニケーションも促進され、普段とは異なる視点からのアイデアや情報が共有でき、新しい知見と刺激を得ることができます。特に部署をまたいだプロジェクトなどを円滑に進行するためには、部署間での積極的なコミュニケーションが重要となります。
創造性の促進につながる
冒頭でもお伝えしましたが、フリーアドレスは様々な働き方に対応できる柔軟なスタイルです。
ひとり一人が仕事をする場所を決められているわけではありません。ですので、集中したいときは静かな場所へ。多くの人の意見を聞きたいときは集団の中へ。と、自分の状況に合わせて自ら働く場所を選ぶことができます。
このような自由な環境の下では、社員ひとり一人の創造性を促進し、新しいアイデアや解決策を生み出しやすくします。
無駄なスペースを減らすことができる
テレワークや時短勤務が増えていく中で、社内に常時全員分の席を確保しておく必要はありません。出社しない人もいれば、早めに帰宅する人もいます。
フリーアドレスであれば、例えば、その日使われていない座席は他のスペースとして利用することができます。簡易的な会議スペースにしてもいいですし、休憩スペースにしても問題ありません。
このように無駄をなくし、オフィスのスペースを隈なく利用することで、空間的にも精神的にもゆとりが生まれてきます。
また、人員がの増減があった場合もフリーアドレスであれば、ゆとりあるスペースを活かして柔軟に対応することができます。
フリーアドレスのデメリット
騒音や集中力の低下
フリーアドレスは、非常にオープンで自由な空間になります。これはメリットでもありますが、反対にデメリットもあります。オープンな空間である以上、他の社員の動きが活発になります。
特にフリーアドレスではコミュニケーションが促進されるので、話し声などが気になって、集中力の低下や生産性の減少が起こる可能性があります。
このような問題の対策として、個別の防音ブースなどが設置されている企業も多く見られます。
導入コストがかかる
フリーアドレスを導入しようとすれば、当然ですが費用がかかります。
まずはオフィスのレイアウト変更。パーテーションなどの仕切りはもちろん、場合によっては壁を取り除かなければいけないかもしれません。
加えて、パソコンです。今まではデスクトップ型のパソコンが各座席に設置されていたかもしれませんが、フリーアドレスでは、座席には何も設置されておらず、基本的に社員ひとり一人がノートパソコンを持ち運びます。ですので、新たにパソコンを購入する必要があります。
この他にも、机や椅子を買い替える場合もありますし、新たにフリーアドレスのルールや取り決めを社内に周知するといった工数も発生します。
人材管理・育成が難しくなる
フリーアドレスになると、誰がどこにいるのか把握しづらくなります。
上司からすると、部下の仕事を近くで見守ることができず、部下からすると、上司や先輩の仕事ぶりを見ることができず、かつ相談したいときにすぐに相談できないといった問題が発生します。
メリットとして、今まで交流がなかった人や異なる部署の人とコミュニケーションが取れるというものがありますが、その反面、上司・部下など同じチームで固まって座れないからこそ、チーム内での連携が取りづらいと言った問題があります。
このような場合は、チャットツールやビデオ会議ツールを積極的に利用して、いつでも連絡が取れる状態にしておきましょう。
フリーアドレスに向き・不向きな企業
代表的なメリット、デメリットを紹介してましたが、それらを踏まえてフリーアドレスに向いている企業と向いていない企業について解説していきます。
向いている企業
部署をまたいだプロジェクトが多い
部署をまたいだプロジェクトが多い企業は、フリーアドレスの積極的な導入を考えて良いでしょう。
わざわざその部署の方が在籍している区画ないし部屋に行くことなく、その人が座っている近くに座れば、簡単にコミュニケーションを取ることができます。
ペーパーレス化が進んでいる
ペーパーレス化が進んでいる企業も向いているといえます。フリーアドレスでは、全ての社員が全ての席に座る可能性があります。そのため、デスク周りに個々人の書類や備品を収納することができません。
しかしペーパーレス化が進んでいれば、全ての書類や情報の管理はノートパソコン一台でできるので、ノートパソコンを社員が持ち運び、好きな場所に座って働くフリーアドレスにはピッタリです。
多種多様な働き方を推奨している
そもそも企業の方針として、テレワークや時短勤務など多種多様な働き方を推奨しているのであれば、フリーアドレスを導入すべきです。
特に、テレワークの利用率と共に社員数が増えてくると、オフィスには空席が増え、無駄なスペースが生まれてきます。
そんなスペースがフリーアドレスでは、自由に活用することができます。そしてこれは単にオフィスを広く使えるということだけでなく、ゆとりあるオフィス環境が生産性の向上やストレスの軽減にもつながってくれます。
向いていない企業
部署単位で固まった方が効率が良い
基本的に他部署と積極的に関わることがなく、部署単位で業務を遂行することが多い企業であれば、フリーアドレスを導入することで、連携が取りづらくなり、業務に支障が出る可能性があります。
同じ場所で黙々と仕事に取り組む社風がある
この社風が好きだから、この社風だからこそ働いているという社員の方々が多い場合、無理にフリーアドレスにすると余計なストレスがかかり、十分なパフォーマンスが発揮できなくなり、生産性が下がってしまうこともあります。
個人情報など機密性の高いデータを扱う企業
フリーアドレスでは、社員ひとり一人がノートパソコンを持ち歩くことが多くなります。ですので、セキュリティ対策を今まで以上に強化しなければ、データの流出などの問題に発展するリスクが高くなります。
フリーアドレスの導入にあたっての準備
向いている企業と向いていない企業の例をいくつか挙げましたが、そもそも何のためにフリーアドレスを導入するのでしょうか。
例えば「コミュニケーションを活発にしたい！」「他部署の人と積極的に交流してほしい！」という目的でフリーアドレスを取り入れた場合、
「フリーアドレスを導入したものの、同じ部署内で業務に取り組むことが多いこともあり、いつも同じ人が同じエリアの席に座るようになってしまい、結局目的を達成するといったことができなくなってしまった」
といったことになりかねません。
ですので、フリーアドレスの導入を検討する際は、まず社員の意見を吸い上げた上で、何のためにフリーアドレスにしたいのかを明確にするようにしましょう。
導入の流れ
フリーアドレスに限らず、新しい制度を導入する際の流れを解説しますので、参考にしてください。
①目的とメリットの説明
フリーアドレスを導入する目的やメリットを明確に伝えましょう。生産性の向上やコミュニケーションの促進、多様な働き方の実現など、導入することにより何が実現でき、何が得られるようになるのか、はっきりとしたメリットと目的を伝えましょう。
②意見の吸い上げと共有
フリーアドレスを導入することによって、社員ひとり一人がどのような不安・疑問を感じているのか聞き出して、社内で率直に共有しましょう。
③具体的なフリーアドレスの体制を決定
社員の意見を吸い上げた上で、「完全フリーアドレス」にするのか「グループアドレス」にするのか、適したスタイルを選びます。
- 「完全フリーアドレス」は、部署やチームに関係なく全員が自由に席を選べます。
- 「グループアドレス」は、部署やチーム内でのみ自由に席を選べます。
もちろん、この2つを組み合わせることも可能です。
例えば、総務部は総務部エリアの中で自由に席を選ぶ。営業部は、総務部エリア以外の場所で好きな席を選ぶ。
といった感じで、部署や社員の特性に合わせて柔軟に対応しましょう。
④環境整備
フリーアドレスの体制が決まれば、その体制に合わせて、必要な備品を購入し、環境を整えましょう。
主な備品は、ノートパソコンやタブレットなどの電子機器と、机や椅子などの什器です。
この他にも休憩スペースのソファやクッション、個室ブース用のブースなど、実現したいフリーアドレスの環境を具体的にイメージした上で環境を整備しましょう。
⑤フリーアドレスのルール策定
いきなり「フリーアドレスにします！」と言われても、今まで実施したことがない新しい制度なので、概要はなんとなくわかっていても、戸惑ってしまいますし、目的にそぐわない使い方になってしまうこともあります。
ですので、しっかりとルールを設けて周知しておきましょう。以下はルールの一例です。
【フリーアドレスのルール】
- 連続で同じ席には座らない。
- 1週間に1回はエリアを変える。
- オンラインで取引先と打合せする際は、個室ブースを利用する。
- 電話に出る人を当番制で決める。
- 個人の荷物は、全てロッカーに収納しておく。
- 帰宅の際、机の上には何もない状態に戻す。
試験的にフリーアドレスを実施
ルールが決まり次第、期間を決めて、試験的にフリーアドレスを実施します。
これは、フリーアドレスで実際に働いてみることで、社員ひとり一人が感じたメリットやデメリットなどを吸い上げて、より快適なフリーアドレスに改善するためです。
改善した上で、本格的にフリーアドレスを開始させましょう。もちろん一度の改善だけでなく、 定期的に社員の社員の声を聴きながら、どんどんアップデートしていくことを念頭に置いておきましょう。
まとめ
フリーアドレスは、オフィス内で社員が固定の席を持たず、各々が好きな席で仕事をすることができる働き方です。
フリーアドレスには、以下のようなメリットとデメリットがあります。
【メリット】
- 社内コミュニケーションの活発化につながる
- 創造性の促進につながる
- 無駄なスペースを減らすことができる
【デメリット】
- 騒音や集中力の低下
- 導入コストがかかる
- 人材管理・育成が難しくなる
そもそも部署やチームの枠組みを超えて仕事に取り組む会社であればフリーアドレスに向いていると言えますが、反対に部署やチーム内で動くことが多い会社であれば、フリーアドレスを導入することで、生産性が落ちるかもしれません。
このように、自社でフリーアドレスを導入するべきなのかどうかは、社内でしっかりと検討を重ねてください。その上で、フリーアドレスがあなたの会社に恩恵をもたらすことを願っています。
