「オフィスを新しく構えるが、設備は何を基準に選べばいいのかわからない」と疑問に思っている方は多いのではないでしょうか。
オフィス設備の選び方は、快適な作業環境を提供するために重要です。
この記事ではオフィス設備や選び方、オフィス環境がビジネスにもたらす効果について解説します。オフィス環境を見直すと、生産性の向上や従業員の満足度につながるでしょう。今後、オフィスの整備をお考えの方は、ぜひ参考にしてください。
目次
オフィス設備の選び方
実用的なオフィス設備は、生産性を高める効果があります。オフィス設備を選ぶ際は、以下の2点を重視しましょう。
- レイアウトや空間で設備を決める
- 最新機能やトレンドで決める
レイアウトや空間で設備を決める
オフィスのレイアウトに合わせて、設備やサイズを選ぶ必要があります。レイアウトに適した設備を選ぶことで、効果的な空間活用や快適な作業環境を実現できます。そのため、まずはレイアウトや空間を理解してから設備を決定しましょう。
最新機能やトレンドで決める
近年の就活生は企業選びをする際、労働条件よりも労働環境（オフィス・人）に重きを置く傾向にあります。最新の機能やトレンドを導入すると従業員のモチベーションが向上し、仕事への士気が高まるでしょう。
また、魅力的な職場環境を提供することで、競合他社と差別化でき、優秀な人材の獲得と離職率の低下につながります。そのため、利便性のほかにも従業員が喜びそうな施設や設備を整えるとよいでしょう。
オフィスに必要な設備
生産性が高まるオフィスは、以下のような条件がそろっています。
- 効率的に空間が利用できるオフィス家具
- 生産性が向上するオフィススペース
- オフィスにあると便利なシステム
- オフィスに必要な備品
それぞれ具体的な設備を解説するため、参考にしてください。
効率的に空間が利用できるオフィス家具
オフィスデスク
オフィスデスクには、昇降式や分割式などカスタマイズ性の高いものがあります。座位・立位などの姿勢や少人数・大人数などの形状を変更できることで、空間が柔軟に使用可能です。
オフィスチェア
最新のオフィスチェアは座り心地や姿勢のサポートに優れています。背もたれの調節や腰部支持、アームレストの高さ調整などが可能で、長時間のデスクワークでも快適に作業できます。
従業員が体を壊さないためにも、質の高いオフィスチェアを選択しましょう。
プライベートロッカー・金庫
プライベートロッカー・金庫は、従業員が個人の貴重品や会社の大事な資料などを安全に保管できる場所です。個別に割り当てられた収納スペースを使用することで、セキュリティを強化できます。
ファイリングキャビネット
ファイリングキャビネットは、書類の整理と保管に役立ちます。仕切り板やラベル付けの自由度が高く、整理方法やカテゴリーに合わせてカスタマイズ可能です。
ワゴン
移動式収納ユニットです。通常はキャスターが付いるため、簡単に移動できます。また、大量の荷物を一度に移動できるため、フリーアドレスを採用しているオフィスに向いているでしょう。
生産性が向上するオフィススペース
個室ブース
従業員が自分の作業に集中できる独立したスペースです。特にフリーアドレス化を導入しているオフィスでは、メリハリをつけるために導入されています。
個室ブースは、周囲の騒音や視覚的な刺激を遮断するための壁や仕切りがあり、集中力が高められます。また、オンラインミーティングにも最適です。
休憩室・リフレッシュスペース・仮眠室
従業員の健康やモチベーションの向上につながるスペースです。一部のオフィスでは、リラックスできるように休憩室やリフレッシュスペースのデザインにもこだわっています。
従業員同士がコミュニケーションを取れる場としても、活用可能です。
多目的ルーム・会議室
多目的ルームや会議室は、オフィス内でさまざまな用途で利用される場所です。
来客の接待や社内外の打ち合わせ、プレゼンテーション、グループディスカッションなど目的に応じて柔軟に利用できます。
カフェ・バースペース
最近の企業では、オフィス内にカフェやバースペースを併設していることがあります。従業員同士で仲を深めることや、カジュアルディスカッションが可能です。また、飲食代を福利厚生にすることで、従業員からの支持につながります。
待合室・来客室
待合室や来客室は、来訪者に快適な待ち時間を提供するためのスペースです。待合室や来客質が充実していると会社の印象がよく、来訪者に好感を与えられます。社内ミーティングの場所としても使用できます。
オフィスにあると便利なシステム
入退室管理システム
オフィスのセキュリティを強化し、不正侵入を防ぐためのシステムです。一般的に、ICカードやキーパッド、指紋認証、顔認識などの認証方式が採用されています。
無人受付対応システム
無人受付対応システムは、オフィスや施設の受付業務を自動化するシステムです。
来訪者は、自己申告や端末操作を通じて登録や手続きを行い、受付業務をスムーズに進められます。人件費を削減できるため、最近の企業では導入されがちです。
オンライン会議システム
インターネットを利用し、遠隔で会議を行えます。無料でも使用できますが、ZOOMやGoogle Meetなどに課金すると、長時間の会議が可能になったり、参加可能人数が増えたりします。
防音システム
防音システムの導入により外部からの騒音や会話などが軽減され、個々の作業に集中できます。会話が外部に漏れず、プライバシー保護にも有効的です。
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オフィスに必須な備品
災害用の備蓄
災害が発生した際、従業員の安全とオフィスの機能維持をするため、備蓄品の準備が重要です。オフィス向けの防災用品には以下があります。
- 非常食
- 飲料水
- 簡易トイレ
- 防寒具
- 懐中電灯
- ラジオ
- 医療品
- 非常用バッテリー
複合機(コピー・FAX・スキャナー)
複合機は、1台でコピー・スキャナー・FAXの機能を兼ね備えている機器です。モバイル連携やワイヤレスタイプもあり、業務の効率化が図れます。
モニター・プロジェクター
ノートパソコンをモニターにつなげることで、作業の効率化が図れます。また、プロジェクターにつなげることで、大勢と資料を共有できます。
持ち運び可能なポータブルタイプを購入することで、柔軟に使用可能です。
パーテーション
パーテーションは可動式のものや固定式のもの、透明なガラスパネルや音を遮る素材など、目的や用途に応じて選択可能です。パーテーションを使用すると個々のワークスペースが区切られ、プライバシーや集中力の確保、雑音や視覚的な干渉の軽減が図れます。
ホワイトボード
ホワイトボードは壁に取り付けるタイプや移動可能タイプ、マグネットで貼り付けるタイプなど、バリエーションがあります。状況やニーズに応じて最適なホワイトボードを選びましょう。
良いオフィス環境がもたらすビジネスへの影響
オフィスの環境をよくすることで、経営に以下の効果をもたらします。
- 業務の効率化を図れる
- コミュニケーションが増える
- 従業員の満足度が向上して生産性が上がる
業務の効率化を図れる
環境やシステムが整っていないと業務効率が低下し、タスク処理や情報共有がスムーズに行えません。
快適な作業スペースや適切な設備は、従業員が働きやすさを感じる要素です。多額の初期費用がかかりますが、必要なものを用意することで効率化につながります。費用対効果のよい投資になるため、ぜひ環境作りに配慮してください。
コミュニケーションが増える
よい環境は、従業員同士のコミュニケーションが促進され、チームワークが築けます。また、コミュニケーションの頻度や質が向上すると、意思や情報の共有が円滑に行われるため、プロジェクトの成功に直結します。
従業員の満足度が向上して生産性が上がる
従業員が自身の仕事環境に満足し、快適に働けるとモチベーションや意欲が高まります。ストレスや不便な環境に悩まず仕事に没頭できるため、生産性の向上につながるでしょう。
快適なオフィス設備で会社の志気を上げる
オフィス設備の選び方や設備紹介、オフィス環境がビジネスにもたらす効果について解説しました。
しっかりとしたオフィス設備を導入することで、従業員の志気向上につながります。選び方を参考に貴社様に合った設備の導入を検討ください。
しかし、社内でオフィス設備の検討をするのが難しいという方は、ぜひ東京事務所探しプラスにご連絡ください。オフィス探しやオフィス設備の選定を含めて一貫してご対応させていただきます。お気軽にご相談ください。
