オフィスを移転する場合は、一般の住宅とは事情が違っています。とくに注意しておきたいのは、解約予告期間についてです。初めてオフィス移転を考えている人は、解約予告の意味を予め理解しておきましょう。また、オフィス移転によって期待できるコストダウンについても紹介します。
目次
オフィスの解約予告は3〜6か月前に通知する
オフィス移転時の解約予告とは、契約解除の意思を予め伝えることです。解約予告はオフィス物件に限らず、一般的な物件でも通知する必要があります。
オフィス移転時の解約予告では、3〜6か月前に通知するのが一般的です。一方で一般の賃貸では、1か月前からが多いようです。この解約予告がある理由は、大家目線と借り主目線で違っています。
大家目線での理由
大家目線の理由としては、事前に通知がないと家賃収入がなくなる恐れがある点です。ある日突然解約を申し出られれば、翌月からは収益がなくなります。そのため、大家は早めに通知を希望しています。一般的に、大家目線では、6か月前の告知を希望するようです。
また、早めの通知が必要なのは、新しい入居者を探すのに時間がかかるという理由もあります。新しい入居者を探すためには、原状回復やクリーニングが必要となるでしょう。それらの準備には数か月かかる場合が多いため、早めの通知が求められています。とくに大掛かりなオフィスでは、原状回復に3か月くらい時間がかかります。
借り主目線での理由
借り主目線の理由としては、定期借家契約の中途解約をするからです。定期借家契約とは、借りる期間が決められている契約のことです。賃貸オフィスでは、1年や3年など期間を定めて契約する場合が多くあります。
定期借家は継続して借りることが前提で、解約は正当な理由がなければなりません。しかし、事前に通知すれば、解約を了承してくれるでしょう。何らかの事情で中途解約しなければならない場合は、解約告知が必要になります。
オフィス移転の解約予告で注意すべきポイント4つ
オフィス移転で解約予告をする場合は、いくつか注意点があります。とくに、初めて解約告知をする人は注意してください。
1.オフィス移転の必要性を考える
解約予約を通知する前に、本当にオフィス移転が必要なのか考えておきましょう。なぜなら、解約を申し出ると取りやめは難しい場合が多いからです。あとで移転に大きなお金がかかることが分かった、または新しい物件が見つからない場合でも、解約を取りやめることはできないと考えてください。
2.移転のスケジュールを立てる
オフィス移転は、計画的に行う必要があります。無計画に進めると、二重の家賃支払い期間を長くしてしまう恐れがあるためです。また、現在のオフィスで原状回復の規約があれば、工事見積から工事作業まで時間がかかります。オフィス移転の手続きもあるため、期間に余裕を持たせておきましょう。
3.解約までの期間を短くするよう交渉する
借り主側としては、解約までの期間が短ければコストダウンになります。解約告知の期間はあくまでも大家目線です。借り主としては解約までの期間が短くなれば、二重家賃を長く支払わなくて済むでしょう。期間は交渉次第で短くできる場合があります。
4.解約予告の取り消しは早めに相談する
本来解約予告をしたら取り消しはできませんが、事情がある場合には交渉は可能です。もし移転先が見つからない事情があるときは、解約予告の取り消しができないか大家さんに聞いてみましょう。新しい入居者が決まっていなければ、取り消しできる場合があります
オフィス移転時にコストを抑える方法
オフィス移転は、原状回復や新たな物件の契約費用などがかかります。思ったより高額な費用がかかる場合もあるため、できるだけコストカットしましょう。移転費用を抑えるための対策をいくつか紹介します。
フリーレントを使う
フリーレントとは、入居後一定期間の家賃が無料になる仕組みです。無料になる期間は、1～6か月くらいです。新しいオフィスがフリーレント対応なら、二重家賃がかかるリスクを減らせるでしょう。
また、フリーレントは交渉することもできます。たとえば、オフィス移転まで２か月あるとする場合、即入居でもいい代わりに１か月分をフリーレント契約にするなどの交渉です。すでに退去が決まっていれば確実に入居してくれるとわかるので、多少の融通は利きやすいでしょう。
移転まで6か月以上の余裕を持つ
賃貸オフィスは、解約から募集までの期間が長くなる傾向があります。期間が長いのは、原状回復や解約告知の期間に左右されるためです。これらの理由から、新しい物件が出てくるのは6か月先のことがよくあります。急いで物件を探しても良い条件の物件が見つかるとは限らないでしょう。コストダウンのためにも、オフィス移転は長期的な視点でスケジュールを立てるようにしてください。
まとめ
オフィスを移転する場合は、解約予告期間に注意してください。ただし、期間は交渉が可能でコストダウンのため期間短縮をお願いしてみる価値はあるでしょう。また、新しい賃貸オフィスでもフリーレントが可能なのか交渉してみてください。
