東京や地方都市に関わらず、企業体にとって立地の良い賃貸オフィスを見つけることは企業経営にもメリットがあります。
しかし法人用になると費用に見合っている点以外にも、契約内容や条件なども細かに定められていることを意識しなければなりません。
ここでは契約書に関する確認についてお話をしましょう。
目次
オフィスの賃貸借契約締結時に確認する書類
賃貸にてオフィス契約する場合には、一般的に2つの書類を確認します。詳しく見ていきましょう。
【契約書】
契約書は契約の効果を示すための基本となるものです。
賃料などの記載はもちろん、当事者名・使用目的・賃貸期間・諸費用の負担・契約解除・禁止事項など、賃貸管理をトラブルなく進めるための双方の決め事になります。
よって、当事者間に発生する各種のトラブルの処理についても契約記載内容によって処理されることになり、契約時には捺印前に特に注意を払って確認すべき書類と言えるでしょう。
【重要事項説明書】
一方、重要事項説明書と呼ばれる書類も存在します。これは契約内容を補完する書類とされ、契約記載条項上に記載されていない項目について記されています。
例として、賃貸仲介業者そのものの企業情報の他、賃貸物件に関して何らかの法的な制限などが存在するのかなどの内容表示もあります。
ただ、重要事項説明書は契約書と重複する内容も多く、説明書の提示の仕方も様々なので仲介業者によってその形は大きく異なりますが、通常は宅地建物取引主任者による口頭説明が法律によって義務付けられています。
オフィスの契約書の基本的な確認事項
賃貸オフィスの契約書を結ぶ際はチェックすべき項目は意外に多く、見逃していたためにトラブルが発生するケースは少なからず存在します。
万が一のトラブルを未然に防ぐために、特に確認しておきたい項目を紹介していきます。
【使用目的】
まず、注意すべきなのは物件をどのような目的で使用するかです。基本的に賃貸オフィスは事業用目的が契約上明確でないと使用できず、一般住居用をオフィスとして利用すると強制退去の要因となります。
物件を探す段階で事業用と認識していても、契約時にその旨が記載されていなければオフィスとして利用することができないので、きちんと確認しましょう。
【契約解除】
次に契約解除についてですが、詳細に設定されていることも珍しくありません。
オフィスを借りる企業側からの解除はもちろんですが、様々な要因で貸主側からの解除が可能となっている場合も多いです。例としては、企業側の債務不履行や適正使用の欠如などが挙げられます。
貸主側からの解約は企業運営にも大きく悪影響を及ぼす場合もありますので、契約締結時にはどのような状況が解除要因となり得るのかを理解しておきましょう。
【禁止事項】
また、契約書の中には賃貸に際して禁止されている事項記載もあります。典型的な例としては、オフィスの第三者への転貸、契約時に申告していた営業目的以外での使用などが挙げられ、不法行為とみなされる場合もあります。
さらに、物件に法律上の権利を貸主に無断で設定してしまうなどの行為も禁止行為として明確に記載されていることも多いのです。
貸主によっては意外な事項を禁止していることもあるので、不利な項目がないか、事前の確認を決して怠らないことを強くおすすめします。
【特約事項】
契約内容における一般的な取り決め項目以外にも、特約事項が記載されていることが多く、こちらも効力があります。
一般的には、契約更新時に必要となる事務手数料や退去時に発生する費用、違約金に関するものなどが記載されていることがあります。
物件によっては双方の協議により、個別に特約事項を設定することも考えられますので、契約時にそれがきちんと書類上に反映されているか確認してください。
オフィスの契約書のお金に関する確認事項
契約書の中でも特に神経質になるのが費用に関する事項ではないでしょうか。東京などでの大都市であれば特に、初期費用を含めてできるだけトータルで安上がりになるように物件を賃貸したいものです。
ここでは金額が大きくなりやすい賃貸オフィスの費用を見ていきましょう。
【保証金】
保証金は貸主側が最も求める部分になります。家賃自体の高い賃貸オフィスになると、滞納による経済的損失が最も懸念されるからです。
一般的な保証金の相場は家賃の3か月から6か月程度で、これが契約時において貸主側に着金していなければならないことも少なくありません。
逆に退去後における保証金の返金に関しては長いタイムラグを要することも多く、数か月待たなければならないなどの事例も普通にあるので、契約時に確認しておきましょう。
【違約金・損害賠償金】
違約金とは契約時に定めた事項を違反した時に支払う金銭のことです。賃貸オフィスでは途中解約の場合やフリーレントが設定されている場合の条件に付けられていることが多いです。
違約金は保証金から引かれることも多いですが、違約金の金額設定そのものが家賃の数か月分にまでなるケースもあるので注意が必要でしょう。
また、損害賠償金に関しては、物件が受けた損害の程度に応じて実費が請求されることが多く、保証金とは別個に支払いが生じることになります。
【原状回復義務】
賃貸のオフィス物件が一般物件と大きく異なるのが、原状回復義務です。オフィスの場合は内装を施し、企業用にカスタマイズすることが一般的です。
退去後は何もなかった状態に戻す義務が生じるため、回復に掛かる費用も含めて費用見積をあらかじめ進めなければなりません。
オフィス契約時の基本的な流れ
オフィスを契約する際は、概ね以下のような流れで進みます。詳しく見ていきましょう。
入居申し込み
希望の物件が決まったら入居申し込みを行います。なお、申し込み時には以下の書類提出が求められる場合が多いです。
- 入居申込書
- 会社概要
- 事業計画書
- 登記簿謄本
- 決算書
など
入居審査
次に、貸主や保証会社による入居審査が行われます。審査にかかる期間は１週間〜10日程度の場合が多いです。
契約の締結
入居審査が完了したら、最後に契約の締結を行います。契約締結時には、以下の書類提出が求められる場合が多いです。
- 履歴事項全部証明書
- 印鑑証明書の原本
など
まとめ
東京や地方都市を問わず、賃貸上のトラブルはオフィス運営の停滞に加え、突発的な経済出費も発生させます。
契約書の内容を事前にしっかりと理解しておくことで、当事者間のトラブル回避はもちろん、最低限の経済損失に留めることも可能です。
