時間に追われる会社員から多忙なCEOまで、多くの人に支持される業務効率化為の手段に、ポモドーロテクニックがあります。その秘密は実践のしやすさと実際に効率アップの効果があるからに他なりません。
東京の賃貸オフィスで働く方にとって生産性の向上はもっとも重要な課題のひとつです。簡単に行動に移せるワークハックを知って、日々の仕事を短縮しましょう。
目次
ポモドーロテクニックとは？
ポモドーロテクニックとは、イタリア出身のコンサルタントが発案した時間管理術であり、ポモドーロとはイタリア語でトマトを意味しています。
1987年、当時大学生だった彼は試験勉強をしている時、焦るばかりで思うように集中できなかったことから、時間を区切って勉強することを思いつきます。この時彼はトマト型のキッチンタイマーを使い、1区切りを「ポモドーロ」と呼びました。ポモドーロテクニックの名は、このエピソードに由来しています。
人間の集中力は15分周期で波があり、その限界は15分を何サイクル回せるかで決まると言われています。無事試験を乗り切り、1ポモドーロの長さや休憩のとり方などについて検証を重ね、15分を2サイクル回したときにもっとも効率が上がることを突き止めました。
ソフトウェア開発のエンジニアだった彼がポモドーロテクニックをウェブサイトに公開すると、まず〆切や時間との戦いをしているソフトウェア業界の人たちに広まり、さらにビジネスエグゼクティブの間でも支持されていきます。
その後、発案者本人によるポモドーロテクニックに関する著書が出版され、アメリカや日本でも広く知られるようになり、現在では東京の賃貸オフィスで働くビジネスパーソンをはじめ多くの人々が実践しています。
ポモドーロテクニックのメリット
ポモドーロテクニックは、時間を区切って勉強や仕事をするという極めてシンプルなメソッドですが、実践することにより大きなメリットが得られます。
【集中力が持続する】
人間の集中力は一般的に最短で15分、年齢にもよりますが30分から最長でも90分程度しか持続しないと言われています。多くの人は1日中ずっと集中力を持続するのは難しく、だらだらと続けても効率が下がるだけのことも少なくありません。
ポモドーロテクニックでは、25分の集中時間ののち、5分の休憩時間を作ります。時間が限られているため集中力が高まり、適度な休憩をはさむことで1日単位でみれば長時間高い集中力を維持できるのです。
【作業効率が上がる】
1ポモドーロは25分と決められており、タイマーが鳴れば作業途中であっても勉強や仕事を中断しなければなりません。中断を避けるため、作業の自動化や効率化が進み、コア事業以外の業務をアウトソーシングするなど自然に工夫を重ねるようになります。
集中力が持続できれば作業効率が上がるのは当然のこととして、ポモドーロテクニックの導入は作業の内容や流れを見直すきっかけにもなり、職場全体の生産性向上につながります。
【マルチタスクに向いている】
東京の賃貸オフィスで働く方は、複数の業務を抱えていることがほとんどでしょう。複数の作業を同時並行で行うことが、必ずしも効率がよいとは限らず、むしろひとつずつ処理した方が結果として早く終わることも多くあります。
しかし、1ポモドーロ中は1つのタスクに集中するというルールがあります。頭を切り替える必要がないので、マルチタスクを効率的に処理できます。
【達成感を得やすい】
気が重い作業を後回しにしてしまうこともありますですが、25分で休憩に入ると考えることで心理的なハードルが下がり、取り掛かりやすくなります。大きなタスクであっても区切りながら作業できるため進捗が把握しやすく、達成感を得やすいこともメリットです。
ポモドーロテクニックのデメリット
さまざまなメリットがあるポモドーロテクニックですが、以下のようなデメリットもあるので確認していきましょう。
【外的要因によってサイクルが乱れやすい】
オフィスでポモドーロテクニックを実践する場合、上司や同僚からの声かけや電話対応などの「外的要因」によって、サイクルが乱されるかもしれません。オフィスで勤務する以上は避けにくいことなので、自宅やカフェなどで作業を行う際の作業効率化には役立ててみましょう。
【実践できる職種が限られる】
飲食店のスタッフやホテルのフロント業務などの接客業に就いている方にはポモドーロテクニックの実践は難しいでしょう。デザイナーやエンジニアといった、ひとつの作業に集中するシングルタスクの職種に向いているテクニックだと言えます。
ポモドーロテクニック実践の5つのステップ
ポモドーロテクニックを実践するには、まずタイマーを用意する必要があります。スマートフォンのタイマー機能やアプリを使うのもよいでしょう。
【実践の手順】
- これから取り組むタスクを1つ決める
- タイマーを25分に設定し、スタート
- タイマーが鳴るまで、集中してタスクに取り組む
- タイマーが鳴ったら、5分程度休憩。
- ポモドーロを4回繰り返したら、15分から30分の休憩を取る
1から4までが1ポモドーロとなり、1日に「4ポモドーロ＋長い休憩」を数回繰り返します。ポモドーロは中断できません。割り込みが入ったときは用件を延ばすか、済んだ後にタイマーを0からスタートしてやり直します。
まとめ
タイマーひとつあれば実践できるのがポモドーロテクニックですが、東京の賃貸オフィスで働く多くの方にとってその効果は抜群です。始めはタスク管理とタイマー設定が面倒と思ってしまうことがあるかもしれませんが、慣れてしまえば、その効果に驚くはずです。
