東京で賃貸オフィスへ移転する際に忘れてはならないのが、取引先への移転挨拶です。これはビジネス文書として欠かせないものの一つであり、計画的に準備して作成する必要があります。
ここでは、挨拶状のマナーや作成の準備スケジュール、心構えなどを簡単にご紹介します。
目次
オフィス移転の挨拶状はいつ・誰に・どうやって送る？
挨拶状は作成に時間がかかるため、ある程度の準備期間を要します。どのように準備すればよいのか、具体的に見ていきましょう。
挨拶状は紙の文書で送る
挨拶状は、改まったビジネス文書としての形式マナーが求められるものです。そのため、はがきや封書など紙の文書を郵送するのが一般的です。紙の文書と併せて、移転日が近づいてきたときや取引先に複数人の担当者がいる場合などはメールやでもお知らせを送信するほか、自社のSNSやホームページで東京だけでなく全国へ発信をしても良いでしょう。
移転日の1か月前から2週間前までに相手に届くようにする
挨拶状を出す時期も重要なポイントです。例えば請求書などは、新しい賃貸オフィスに送ってもらう必要があります。取引先でのシステムや登録住所の変更作業などが発生することも配慮しなくてはなりません。移転日の1か月前から2週間前までに届くように、早めに準備しましょう。
作成自体に時間がかかることを想定して準備する
印刷業者への発注から納入までに時間がかかることも忘れないようにしましょう。データの作成と入稿から業者での印刷を経て郵送で自社に届くまでの期間がどれくらいかかるか、事前に調べておきます。一般的には1か月程度かかることが多いので、それをふまえて計画的に準備します。
リストを作成する
送り先は取引先各社になります。リストの作成には2週間程度見ておけば良いでしょう。社内でリスト作成担当者を決めて、出来上がったリストは再度チェックして漏れがないようにします。
オフィス移転の挨拶状の書き方例
挨拶状で必ず書かなければいけないことは、3つあります。時候のあいさつ、移転の事実、そして詳細のお知らせです。それぞれの事項で文章マナーを念頭に置いて作成していきます。
ネットで検索すれば、文章の例文や画像が数多く出てきます。それらも参考にすると良いでしょう。
時候の挨拶は日頃のお礼と共に丁寧に書く
ビジネス文書としての作法を意識して、時候の挨拶を冒頭に添えます。「拝啓」で書き始め、相手に郵送で届くタイミングに合わせた季節の挨拶と日頃のお礼を一言添えて、「敬具」で文章を終えます。
移転の事実は簡素に
丁寧な時候の挨拶とお礼に対して、移転の事実はあっさりと簡潔に伝えます。後で記載する詳細の部分を指し、一文におさめてOKです。
結びの文は良い取引が継続できるようなお願いにする
最後の一文は、文章の結びにふさわしいものにしましょう。会社の今後の所信表明をするとともに、引き続き良い取引をしていただけるように相手にお願いをする形にするときれいにまとまります。
詳細に関しては「記」を用いて箇条書きにする
詳細は余計な情報を省き、移転日（営業開始日）、移転先住所、電話番号などを箇条書きで記載します。電話番号が変わらない場合はその旨も明記します。移転先の地図の画像も載せておくと分かりやすいでしょう。
そのほかのマナー
文字の大きさは、あまり小さくても見づらくなります。PCでのデータ作成の際は9ポイントから11ポイント程度の文字のサイズにするのがおすすめです。
移転挨拶に限らず、相手に敬意を表する挨拶状の場合は句読点を入れないのがマナーですので、これは守った方が良いでしょう。句読点がないと読みづらくなる場合、読点ではなく空白を用います。また、段落ごとに文頭に空白を開けるのは正式な作法ではないため注意しましょう。
縦書きか横書きかを選択します。伝統的な書式としては縦書きですが、最近では横書きの挨拶状も見られるようになりました。より格式を重視した文書にしたい場合は縦書きがおすすめです。
オフィス移転の挨拶状を送る際の注意点
挨拶状はビジネスをするうえで非常に重要なものです。そのため、心を込めて、マナーを守って作成することが大切です。
企業ブランディングの一つと捉えよう
挨拶状は、単に移転のお知らせをするだけのものではありません。オフィス移転という企業にとっての大きな節目を迎えるにあたって、日頃の感謝や、これからも末永く取引させていただきたいという気持ちを改めて文書として送るものでもあります。
挨拶状で企業ブランディングをするくらいの気持ちをもって丁寧に作成しましょう。企業ロゴやイメージカラーを封筒にあしらったり、オフィスが広くなることをアピールしたりするなどの工夫をしましょう。
後回しにせずにスケジュールをたてて対応する
費用を抑えられる上、すでにあるオフィスを利用できるためゼロから作った新しいオフィスに移るよりは比較的楽に引っ越しができる賃貸オフィスは、東京でも人気となっています。しかし引っ越しの作業はやるべきことが多いので、取引先へのご挨拶などが後回しになりがちです。
挨拶状はぎりぎりに焦って作成するのではなく、できるだけ早めにデータを作成し、印刷業者に発注をかけておきましょう。ぎりぎりになると引っ越しの荷造りが忙しくなり、挨拶状の準備まで手が回らなくなったり、最悪の場合忘れてしまったりする可能性があります。
まとめ
移転挨拶は今後の取引先との良好な関係を継続していくためにも必要な作業です。出すのが遅れると、自社や取引先の業務に支障が出る場合もありますので要注意です。
社員と協力しながら、きちんとしたご挨拶ができるように、計画的に準備を進めていくことが大切です。
