【オフィス移転の手続き一覧】税務署や法務局への書類提出も必須

「従業員が多くなってきたため、初めてオフィスの移転をするけど、計画的に手続きできるか心配」と思っている方がいらっしゃるのではないでしょうか。

オフィス移転をスムーズに進行させるために、手続きや必要書類の把握は重要です。

この記事では、オフィス移転の際に必要な手続きや注意点について解説します。手続きについて知ることで、計画的にオフィス移転ができるでしょう。これからオフィスを移転する方は、ぜひ参考にしてください。

オフィスの移転に必要な手続き

事業の成長やコスト削減などでオフィスを移転する際、さまざまな手続きを行わなければなりません。実際にオフィスの移転で必要になる手続きや書類について以下で解説します。

郵便局に転居届を提出

郵便局窓口にて転居届を提出すると、受付印や受領証などの書類が発行されます。一部の郵便局では郵送やオンラインでの申請も可能なため、事前に確認しておきましょう。

転居届を提出すると、移転先の郵便物が旧住所から新住所へ転送されます。

法務局に移転登記を提出

移転登記を提出する際、オフィスが支店か本店かで違いがあります。本店の場合は「本店移転登記申請書」を2週間以内に、支店は「支店移転登記申請書」を3週間以内に提出する義務があります。

また、管轄が変わる際は、移転前と移転後の両地域の法務局に書類を提出しなければなりません。管轄内の移転で3万円、管轄外に移転した際は5万円の登録免許税が必要です。

税務署に異動届を提出

異動届を窓口で提出する場合、登記簿謄本が必要です。異動届の申請期限は決められていませんが、法務局での手続き完了後に速やかに行いましょう。届出は郵送やe-taxでも可能です。

税務署に給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出の提出

給与支払い事務所等の開設・移転・廃止の届出は、移転後1ヶ月以内に提出しなければなりません。異動届と同様、移転前の管轄税務署に提出しましょう。

年金事務所に健康保険・厚生年金保険適用事務所名称/所在地変更（訂正）届の提出

オフィス移転後5日以内に事業主が届出する必要があります。受付時間に年金事務所の窓口に行けない場合は、郵送やオンライン申請なども可能です。事務所が法人か個人かにより添付書類が異なるため、事前に確認が必要です。

労働基準監督署に労働保険名称・所在地等変更届を提出

従業員を雇用している事務所が社名や住所を変更した際に必要になる書類です。

提出先は、事業所が労災保険料と雇用保険料の申告や納付を一体のものとして扱う一元適用事業か、区別して扱う二元適用事業かで異なります。一元適用事業の場合、労働基準監督署で手続きを行い、二元適用事業の場合、労災保険は労働基準監督署、雇用保険はハローワークで手続きをします。

ハローワークに雇用保険事業主事業所各種変更届を提出

雇用保険に関係する書類で、提出する際は移転後の登記簿謄本の写しや労働保険名称、所在地変更届を添付する必要があります。手続きは移転後から10日以内で、窓口に提出するか、オンラインからの申請も可能です。

警察署に車庫証明を提出

社用車がある場合のみ必要になる書類です。提出期限は特に定められていませんが、移転後に速やかに窓口で手続きを行いましょう。警察庁の公式サイトから必要書類のダウンロードが可能です。

消防署に防火対象物使用開始届出書を提出

新たにオフィスを借りる場合、使用を開始する7日前までに移転先の管轄消防署へ提出しなければなりません。内装工事を行わなくても届出が必要です。

消防署に防火対象物工事等計画届出を提出

オフィスの内装工事を行う際に必要になる書類で、工事を始める7日前までに移転先の管轄消防署へ提出しましょう。他にも以下の添付書類が必要です。

• 防火対象物の概要表
• 案内図
• 平面図
• 詳細図
• 立面図
• 断面図
• 展開図
• 室内仕上表及び建具表
• 火気使用設備及び器具を設置する場合、位置や構造等の状況を示した図

ただし、天井に達しない間仕切り壁の設置をする場合は、届出の必要がありません。

消防署に防火・防災管理者選任（解任）届出書を提出

オフィスに勤務する社員が50名以上在籍する場合、防火管理者選任届出書を提出しましょう。提出の際は防火管理者証が必要になり、資格を持つ人がいない場合、新たに取得しなければなりません。

消防署に消防計画作成（変更）届出書を提出

防火管理者に義務付けられた消防計画書の作成に関する書類です。万が一の状況に備えて提出する必要があるため、防火管理者選任届出書と併せて管轄の消防署に提出しましょう。

オフィス移転の際に各所へ連絡が必要

オフィスの移転手続きや連絡は、業務の中断や契約切り替えするために行います。以下の各所に連絡をしましょう。

移転や変更に伴う連絡先や所在地の正確な共有は、関係者との円滑なコミュニケーションを促し、問題や誤解を回避する役割があります。早期の連絡や手続きは、クライアント様との信頼関係を維持し、ビジネス継続をサポートするでしょう。

オフィス移転をスムーズに進めるには

オフィス移転は、慣れない作業なため、想像以上に時間を取られます。オフィス移転をスムーズに進めるためのポイントを抑えて実行しましょう。

スケジュールをしっかり立てる

オフィス移転する際は、作業量が多いため、業務に影響が出やすいです。予定通りに進まない可能性も想定してゆとりを持った計画を立てましょう。

また、具体的な作業内容や手続きをリストアップし、移転予定日や書類の提出期日から逆算してスケジュールを設定しましょう。チーム内の役割分担も重要です。タスクの進捗状況を共有し、遅延や課題があれば速やかに対処しましょう。

オフィス移転関連のサービスを活用

オフィス移転は手続きや提出する書類も多く、人員を割く必要があります。しかし、リソースの限られた企業では困難でしょう。

そこで、オフィス移転の作業を専門業者に任せるのも一つの手段です。引越しや手続き代行だけでなく、オフィスのデザインや工事まで提供している企業もあります。オフィス移転の要望や予算を明確にして外注することで、業務を妨げません。

オフィス移転の手続きをする際の注意点

オフィス移転の手続きは、慣れない作業なため予期せぬトラブルが発生する可能性があります。注意点を把握し、オフィスの移転をしましょう。

入居審査は通ると限らないため、解約の時期を慎重にする

新しいオフィスの移転を希望する場合、不動産会社やオフィスビルのオーナー様からの入居審査が行われます。その際、審査に通る保証はありません。

新しいオフィスの契約が確定する前に解約予告を行うと撤回ができないため、移転先の審査に通らなかった場合、業務に支障をきたします。解約の時期は移転先の契約が確定した後にしましょう。

すぐにオフィス移転の手続きをしない

オフィス移転の手続きを急いで進めてはいけません。安価なオフィスを選べたとしても、セキュリティの問題や社員のモチベーション低下などにつながる可能性があります。

移転先が以前のオフィスとまったく同じ環境になる可能性は低いです。移転する前に移転先オフィスへの目的や希望を明確化し、物件を内覧する際にチェックしましょう。

本店の移転登記は工数がかかる

本店の移転登記には以下の工程がかかります。

1. 移転登記の申請書類の作成
2. 法務局への提出
3. 審査と登記手続き
4. 税務署や労働基準監督署などにも提出

必要書類の準備や各所への提出など、時間を割く必要があります。審査には2週間ほどかかるため、逆算して移転登記を作成しましょう。手続きの流れが分からない方は、司法書士に相談すると良いです。

手続きを把握してオフィス移転を計画的に行う

オフィス移転が決まったらチェックリストを作成して必要な手続きを確認しましょう。オフィスの規模が大きければ、移転関連のサービスの活用も視野に入れると良いです。サービスを利用すると、スムーズに手続きが進むでしょう。

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