オフィスを移転する際の注意点は？気を付けるべき7つの項目

オフィス移転は、オフィスの老朽化や従業員の増減などさまざまな理由で行なわれます。

「会社からオフィス移転を任されたけど、円滑に進めるために注意すべき点を知りたい」そんな風に思っている担当者もいるのではないでしょうか。オフィス移転にはさまざまな手続きや準備が必要となります。

この記事では、新しいオフィスへの移転を検討し始めた段階から実際に移転するまで、それぞれ注意すべき点を解説しています。

オフィス移転を予定している方やどのようなことに注意して移転を進めていくべきか知りたい方はぜひ参考にしてください。

オフィス移転する際の注意点7選

ここからは、オフィスを移転する際に注意すべき点7つを紹介していきます。今回は検討段階から実際に移転するまで時系列に沿ってそれぞれの注意点を解説します。

まずは現在のオフィスの契約内容や退去について確認しましょう。契約内容は貸主によって異なります。確認しておくべき内容は以下のとおりです。

現在使っているオフィスの契約内容は、新しいオフィスの契約時期や移転までのスケジュールに大きく影響します。あらかじめ契約内容をしっかりと確認してから、予定を組むようにしましょう。

オフィス移転の検討を始めるのは、契約を更新する1年前がおすすめです。解約予告は一般的に6ヵ月前までが多く、オフィスの賃貸契約は2年更新が多いからです。

例えば、解約予告を予告期限である6ヵ月前に行ないたい場合、1年前には検討を始めると途中想定外のトラブルが発生しても焦らずに対応できるでしょう。

オフィス移転は大規模な引越しとなるため、時間に余裕をもって予定を立てることが大切です。

オフィスは住居とは異なり、契約満了までに原状回復工事を行なう必要があります。移転の日程が決まったら早めに工事を手配するようにしましょう。

原状回復工事の手配をあと回しにしてしまうと、工事の日程も遅くなるため、結果的に現在と新しいオフィスの契約期間がかぶる場合があります。二重契約の期間を最小限に抑えるためにも、早めに手配するのがおすすめです。

ただし最初から備品や家具などがついている居抜き物件であれば、原状回復工事しなくても良い場合もあります。

原状回復工事が必要かどうかはあらかじめ契約書を確認し、費用に関してもわからない点があれば貸主に確認するようにしましょう。

新しいオフィスを決める際には、以下の4つについて注意する必要があります。

希望に合ったオフィスを見つけるためには、上記のなかで優先順位を決めて探すのがおすすめです。

まず、新しいオフィスの契約内容は契約前にしっかりと確認するようにしましょう。月々の賃料や共益費、家賃の支払いが始まる日程、退去に関することなど、のちのちトラブルにならないためにも一つずつ丁寧に確認をするのが大切です。

特に家賃の支払いが始まる日程は、前のオフィスの家賃と被らないように可能な限り交渉しましょう。

また、レイアウト業者はこちらで決めていいのか、それとも指定の業者があるのかあらかじめ確認しておくのがおすすめです。気になる点があれば必ず契約前に確認、交渉するようにしましょう。

オフィス移転する際は1つの業者にまとめて依頼するのがおすすめです。移転には、新しいオフィスの設計や内装工事、引越しなどさまざまなことを業者に依頼しなければいけません。

それぞれ別の業者に依頼すると、打ち合わせや日程の調整などにより多くの時間が必要となってしまいます。また、複数の業者に依頼するとコストも大幅にかかってしまう可能性があります。

設計から引越しまでをすべて一社で引き受けてくれる専門業者にお願いすれば、移転費用や時間を節約できるでしょう。

オフィス移転には、たくさんの時間と費用が必要です。円滑に移転を進めるためにも、可能な限り1つの業者にまとめて依頼するようにしましょう。

内装工事や引越し作業は業者に依頼できますが、梱包や要らないものの処分は社内で行なう必要があります。

日々業務をこなしながら移転の準備を行なわなければいけません。計画的に進めていかないと引越しまでに作業が間に合わない可能性もあるでしょう。

要らないものの処分は移転が決まった時点で早めに始めるのがおすすめです。また荷物の梱包や搬入に関しては、あらかじめ社内に向けてタイムスケジュールを作っておくことで業務と両立しながら進められるでしょう。

オフィスの移転には、たくさんの届け出を提出する必要があります。届け出を行なわなければいけない公的機関は以下のとおりです。

提出する期間が決まっているものもあるため、計画的に進めていきましょう。そのほか、電話やインターネット会社、金融機関、コピー機や複合機をレンタルしている会社などへの連絡も必要です。また、関係先への移転通知も忘れないようにしましょう。

今回は、オフィスを移転する際の注意点を7つご紹介しました。オフィス移転を検討する場合は、まず現在のオフィスの契約書を確認するところから始めましょう。

契約内容に応じて移転までの予定を立てていくのがおすすめです。業務と並行して作業を行なうので予想外のトラブルが起こる場合もあります。

時間には余裕をもって行動することが大切です。注意点をしっかりと理解して円滑に移転作業を進めましょう。